応募者データ取り込み機能の概要
外部の求人媒体からの応募者情報やイベント予約情報を、手動または自動でかんりくんに集約し、一元管理するための機能です。
機能の概要
各求人媒体に散らばっている応募者情報やイベントの予約状況を、かんりくんに集約するための機能です。 自動（弊社ロボット）でのファイル取り込みと、手動でのファイル取り込みの2種類の方法があります。
この機能を使うことで、次のような課題を解決できます。
- 媒体ごとの管理画面にログインして情報を確認する手間をなくし、一元管理を実現します。
- Excelでの転記や手入力による情報の抜け漏れ、入力ミスを防ぎます。
- 同じ応募者が複数の経路から応募してきた場合の「重複データ」を適切に統合・管理できます。
このページでわかること
- Excel・CSVファイルを使った手動でのデータ取り込み手順とフォーマットのルール
- 主要な求人媒体との自動連携（自動取り込み）の設定方法
- 取り込み時のエラー対応や、重複データの統合ルール
詳細解説
設定
まずは、データをどのようにかんりくんに取り込むか、運用のベースとなる設定を行います。 「自動取り込み」を利用する場合と、「手動取り込み」を中心に行う場合で準備が異なります。
1. 媒体自動取り込みの準備（オプション機能）
対応している媒体（マイナビ、リクナビ、OfferBox、ビズリーチなど）であれば、応募者情報を定期的に自動で取り込むことができます。 事前に「外部サービスアカウント管理」で媒体のログイン情報を登録し、どの求人をどの選考フローに紐づけるかを設定します。
取り込み可能な求人媒体と取り込み方式については以下マニュアルをご確認ください。
2. 手動取り込みの準備
自動連携に対応していない媒体や、過去のデータを移行する場合は、CSVやExcelファイルを使って手動で取り込みます。 かんりくんが推奨するフォーマットに合わせてデータを準備するか、各媒体から出力したファイルをそのまま取り込めるかを確認します。
3. 重複条件の設定
【新卒】
「メールアドレス」「電話番号」が一致せず、「漢字氏名」のみが一致する場合、重複候補として扱われます。
【中途】
同じ候補者が再応募してきた場合や、複数の媒体から応募があった場合に、それを「同一人物」として統合するか、別データとして扱うかのルールは、任意の内容にて設定をいただく必要がございます。
運用
日々の業務では、新しい応募者をスムーズに取り込み、選考フローに乗せることが重要です。 ここでは、日常的な取り込み操作の流れと、イベント情報の反映について説明します。
1. 手動でのデータ取り込み（ファイルアップロード）
媒体からダウンロードした応募者リストを、かんりくんにアップロードします。 一部媒体においては、媒体側で出力したファイルそのままの状態でかんりくんに取り込むことが可能です。
2. イベント・予約情報の反映
説明会や面接の予約情報もあわせて取り込むことができます。 かんりくん上のイベントと紐付けるためには、「説明会タイトル」や「開催日時」などの比較項目が完全に一致している必要があります。
4. 取り込み履歴の確認と通知
自動取り込みが正しく行われたか、エラーが出ていないかを定期的に確認します。通知設定「媒体自動取り込み＞取り込み処理が完了したとき」をしておくと便利です。
注意点
データの不備や設定ミスにより、取り込みが失敗したり、意図しない形で登録されたりすることがあります。 トラブルを未然に防ぐためのポイントと、問題が起きたときの対処法をまとめました。
1. エラーが出る・取り込めない場合
必須項目の空欄、ファイル形式の間違い、求人名の不一致などが主な原因です。 特に自動取り込みでは、媒体側のパスワード変更時などに連携が切れることがあるため注意が必要です。
- 学生・候補者のデータ取り込みに失敗する場合の原因と解決策
- 媒体自動取り込みがされないのですがなぜですか
- 学生新規登録でファイルをアップロードした際に、うまくいかなかった時の対応について
- 「上記以外の媒体」からの学生・候補者登録の日時データの入力形式を教えてください
2. 重複データの扱い
同じ候補者が取り込まれた場合、「重複候補」としてアラートが出る場合があります。 これらを統合するか、別の応募として扱うかの判断基準を確認しておきましょう。
3. その他の仕様・トラブル対応
誤って違う選考フローに取り込んでしまった場合の修正方法や、日時データの入力形式など、細かい仕様についても理解しておくと安心です。