日程調整・イベント予約機能の概要

採用活動では、説明会のように「決まった枠から選んでもらう」場合や、面接のように「個別にすり合わせる」場合など、状況に応じて最適な調整方法が異なります。かんりくんでは、あらゆるシーンに対応できるよう、 6つの日程調整パターン を用意しています。

日程調整機能（自動連携） 面接官の GoogleカレンダーやOutlook予定表と連携し、空いている時間を自動で学生・候補者に提示し、日程調整を自動化いたします。
公開URL（イベント予約） あらかじめ作成した「説明会」や「面接枠」の一覧ページ（URL）を案内し、学生・候補者に好きな枠を予約してもらう方法です。多数の候補者が参加するイベントに最適です。
個別提示 特定の学生・候補者に対して、「○月○日の 10 時か、△月△日の 14 時はいかがですか？」と、こちらから具体的な日程候補（仮日程）を提示して選んでもらう方法です。
候補日回収 こちらから候補を出すのではなく、学生・候補者に「都合の良い日時を挙げてください」と依頼し、提示された日程の中から企業側が確定する方法です。
確定日程提示 個別に学生・候補者とやりとりを行い、日程が確定している場合に、予定の作成から確定日程の送信まで完了できる方法です。
個別調整　あらかじめイベント枠を作成し、企業様側で予約を紐づける方法です。

これらの機能を使い分けることで、日程調整にかかる工数を大幅に削減し、ダブルブッキングなどのミスも防ぐことができます。

面接官の外部カレンダーとリアルタイムに連携し、空き枠を自動提示するための設定です。

発行されたURLに学生・候補者がURLにアクセスすると、面接官の最新の空き状況が表示され、予約と同時にカレンダーへの反映・ZoomURLの発行などが自動で行われます。

担当者アカウントの連携：面接官本人に担当者画面へログインしてもらい、Google / Outlook / Garoon カレンダーとの連携を行ってもらいます。
調整ルールの作成：管理画面で「どの選考段階か」「所要時間は何分か」「誰と誰が面接に出るか」といった条件を設定し、日程調整用のURLを発行できる状態にします。

特定の日時を「説明会」や「面接枠」として手動で作成しておく設定です。枠を作成することで、予約用URLが発行されます。発行されたURLを学生・候補者へ送信し、都合の良い日程を1つ選択して、予約を入れてもらうことが可能です。

特定の学生・候補者へ、ピンポイントで日時を指定して打診したいときには、学生・候補者個人ページの「日程調整をする」ボタンから、「日程候補を提示する」を選びます。いくつかの候補日を学生・候補者へ提示し、その中から都合の良い日程を予約してもらう方法です。

こちらから日程を提示せずに、学生・候補者側に日程を提示してもらう方法です。「候補日回収機能」を使って日程提示用のURLを送り、学生・候補者に都合の良い日時を複数挙げてもらいます。回収した日程の中から、企業側が日時を決定します。

個別に学生・候補者と電話やメールで日程を確定している場合にお勧めの方法です。予定の作成から確定日程の送信まで一連の流れで完了します。

あらかじめイベント枠を作成し、企業様側で予約を紐づける方法です。サンクスメールが送信されないため、既に確定日程を学生・候補者に伝えている場合や、予約の日時変更等でも有効な方法です。

トラブルを防ぎ、スムーズに調整を行うために、以下の点に気をつけて運用してください。

■カレンダー連携のトラブル対応

「日程調整機能」で空き枠が正しく表示されない場合、担当者画面での設定が完了していないことや、外部カレンダー側のアクセス権限の不足等が原因として考えられます。以下の記事を参考に設定や権限に不足がないかご確認ください。

■予約変更とキャンセルの仕様

日程調整機能や公開URL経由で予約が入った場合、サンクスメールは自動送信されます。また、キャンセル期限を過ぎていても、学生・候補者がシステム上で「別の日程に予約し直す」操作をした場合は、機会損失を防ぐため、例外的に日程変更が受け付けられる仕様になっています。

自動調整や個別調整といった、6つの日程調整方法を使い分けて、採用活動をスムーズに進めるための完全ガイドです。