オートメーション機能の概要

機能の概要

オートメーション機能は、「いつ（トリガー）」「誰に（検索条件）」「何をする（アクション）」というルールをあらかじめ設定しておくことで、システムが自動的に業務を実行してくれる機能です。

この機能を使うことで、次のような効果が期待できます。

工数の大幅な削減：お礼メールやリマインドメール、合否連絡などを自動化し、手作業の時間を減らせます。
抜け漏れの防止：担当者が忘れてしまったり、休日の対応が遅れたりすることを防ぎ、候補者への連絡を確実に行えます。
情報管理の効率化：特定の条件に当てはまる候補者に自動でフラグを付けたり、ステータスを移動させたりすることで、管理の手間を省けます。

たとえば、「説明会予約から3日経過してもエントリーシート未提出の学生・候補者にリマインドメールを送る」「最終面接に合格した候補者のステータスを自動で『内定』に変更する」といった運用が可能になります。

詳細解説

1. 設定

まずはオートメーションの基本となる「ルール作り」を行います。非エンジニアの方でも、「どんなときに」「何をしたいか」を選んでいくだけで設定が可能です。

基本的な設定の流れ

新規作成：管理画面から新しいオートメーションを作成します。
トリガーの設定：「選考段階が移動した時」や「評価が入力された時」など、自動化を開始するきっかけ（タイミング）を決めます。
対象者の絞り込み：すべての人に実行するのか、特定の条件（例：関東在住、特定の大学など）に当てはまる人だけに実行するのかを設定します。
シナリオ（アクション）の設定：メール送信、LINE送信、選考段階の移動など、実行したい内容を設定します。「直後に実行」や「3日後に実行」といったタイミング調整も可能です。

整理のポイント オートメーションが増えてくると管理が大変になるため、設定時に「グループ」を作成して分類しておくと便利です。たとえば「説明会関連」「面接関連」などで分けておくと、後から見返しやすくなります。

詳しくはこちら：

運用

2. 運用

設定が完了したら、実際に業務の中でどのように活用されるか、代表的なシーンを見ていきましょう。

よくある活用シーン

リマインドメールの送信：説明会予約者やエントリーシート未提出者に対して、期日が近づいたタイミングで自動的にリマインドメールを送ります。
合否連絡とステータス変更：評価入力の結果に応じて、合格者には「次の案内メール送信と選考段階の移動」、不合格者には「お祈りメール送信と不合格ステータスへの変更」を自動で行います。
LINE連携の案内：媒体から取り込まれた候補者に対して、自動でLINE連携用のURLをメールで案内し、LINE登録を促します。
進捗管理: イベント予約ステータスが「参加」になったら、自動で選考段階を次に進めます。
属性情報の自動付与：「関東在住」などの条件に合致した候補者に自動でフラグを付け、その後のフォロー担当者を割り振る際などに役立てます。

状況の確認と停止 オートメーションが正しく動いているかは「実行履歴」で確認できます。「完了」「エラー」などのステータスが表示されるので、定期的にチェックすると安心です。また、特定のオートメーションを一時的に止めたい場合や、特定の候補者だけ実行をキャンセルしたい場合は、手動で停止することも可能です。

オートメーション活用事例まとめ 5選

3. 注意点

便利に使えるオートメーションですが、仕様上気をつけておきたいポイントがいくつかあります。

設定上の注意

過去の動作は対象外：オートメーションを作成する前に起きた出来事（過去のステータス移動など）に対しては、トリガーは作動しません。設定完了後の動作から対象になります。
選考段階移動のトラブル：アクションで「選考段階を移動」させる際、現在の段階より手前（過去のステップ）に戻すような設定をすると、それまでの選考履歴が消えてしまうことがあります。設定時は移動先に十分注意してください。
連鎖の制限: オートメーションによって動いた結果をトリガーにして、別のオートメーションを動かすことはできません（無限ループ防止のため）。
エラーの確認: 何らかの理由でエラーが起きると、それ以降のアクション（シナリオ）は実行されません。エラー件数は管理画面で確認できます。
実行完了の判定：シナリオ設定に登録された全てのアクションが、最後までエラーなく実行成功した場合のみ、「1度実行が完了した。」と判別されます。
オートメーションの編集画面にて、「同一の学生に対して複数回実行する」にチェックをしていなくても、前回トリガーが発火した際に途中でアクションにエラーが起きていた場合は、再度トリガーが発火した際にオートメーションが実行されます。
既読への影響: 自動メール送信が行われると、メールBOX「受信が最後の学生・候補者」に入っているメッセージが「送信が最後の学生・候補者」に移動するため、運用ルールを合わせて検討してください。

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