イベント（説明会・面接）機能の概要

機能の概要

かんりくんの「イベント機能」を使うと、採用活動におけるあらゆる日程調整をシステム上で一元管理できます。

具体的には、以下のようなことを実現し、採用担当者の工数削減とミスの防止につなげます。

日程調整の自動化：候補者がWeb上から空き枠を予約できるため、電話やメールでの往復が不要になります。
情報共有の効率化：面接官（担当者）のカレンダー連携や評価依頼の通知を自動化し、社内調整の手間を減らします。
抜け漏れ防止：予約完了時のサンクスメールや前日のリマインドメールを自動送信し、候補者の無断キャンセルや参加忘れを防ぎます。

Excelや紙でのスケジュール管理で起きがちな「ダブルブッキング」や「連絡漏れ」といった課題を解決し、スムーズなイベント運営をサポートします。

詳細解説

1. 設定

まずは、イベント（日程枠）を作成する基本的な流れと、各設定項目の意味を理解しましょう。

イベントの種類と使い分け

かんりくんでは、用途に合わせて3種類のイベントを作成できます。目的に合ったものを選んでください。

説明会登録：予約用URLが1つに集約されます。主に会社説明会などで使用します。
面接・面談登録：選考ステップごとに予約URLが発行されます。選考フローに紐づく面接で使用します。
その他のイベント登録：選考フローとは関係のない、順不同のイベント（リクルーター面談や懇親会など）で使用します。

詳しくは以下の記事をご確認ください。

イベントの作成手順

［スケジュール管理］メニューの［カレンダー］から作成します。基本情報、担当者、Web会議ツール、メール設定などを順に設定していきます。

主な設定ポイント：

担当者設定：面接官を設定すると、その担当者に評価依頼や通知が飛びます。GoogleカレンダーやTeams等と連携していれば、担当者の空き状況を確認しながら設定できます。
Webミーティング設定：ZoomやGoogle Meet、Teamsと連携し、イベントごとに固有のWeb会議URLを発行・自動案内できます。
メール設定：予約時（サンクスメール）、キャンセル時、開催前（リマインドメール）に送るメールを設定できます。

作成の全体像や詳細な項目については、以下の代表記事が役立ちます。

自動送信メールの設定

イベント作成時には、候補者のアクションに合わせて自動で送られるメールを設定することをおすすめします。これにより、個別の連絡作業を大幅に削減できます。

サンクスメール：予約完了直後に送られます。
リマインドメール：イベント当日の朝や前日など、指定した日時に送られます。
案内メール：イベント枠を作成したタイミングで、対象者に一斉に告知したい場合に使います。
自動送信メッセージを設定する
イベント作成画面の「案内メール」とは？

2. 運用

設定が完了したら、実際に候補者に案内し、予約を受け付けましょう。日々の運用で発生する作業について説明します。

候補者への案内と予約管理

作成したイベントは「公開用URL」を発行して候補者に案内するか、エントリーフォームやマイページ上に公開して予約を待ちます。候補者が予約すると、管理画面の参加者リストに自動反映されます。

キャンセルが必要な場合は、候補者自身にキャンセル用URLから操作してもらうのがスムーズです。URLはサンクスメールなどに埋め込んでおくことができます。

イベント情報の変更・複製・一括編集

「日程を変更したい」「同じ内容で別日程を増やしたい」「複数の枠をまとめて修正したい」といった場合は、複製機能や一括編集機能を使いましょう。Excelを使った一括登録・編集も可能です。

3. 注意点

イベント機能を利用する上で、よくあるトラブルや注意点をまとめました。運用開始前にご一読ください。

メール送信・タグに関する注意

自動送信メール内で {date} や {zoom_join_url} などの「タグ」を使用する場合、イベントの種類や設定場所によっては正しく変換されないことがあります。また、リマインドメールが届かない場合は、候補者のステータスや予約状態が影響している可能性があります。

予約・公開に関するトラブル

候補者から「予約できない」「イベントが表示されない」と問い合わせがあった場合、公開期間や定員、選考段階の設定を確認してください。

公開用URLをクリックすると「予定中のイベントはありません」と表示されます

Web会議・カレンダー連携のトラブル

Googleカレンダーとの連携エラーや、Web会議URLが発行できないケースがあります。連携アカウントの状態や設定手順を見直すことで解決できる場合が多いです。