Zoom連携機能の概要
面接や説明会の日程調整と同時にZoom URLを自動発行し、候補者への案内をスムーズにする機能です。
機能の概要
Zoom連携機能は、かんりくん上で面接や説明会の日程を登録する際、ボタン1つでZoomミーティングのURLを自動発行できる機能です。 これまでのように、Zoom側でURLを発行してからメールにコピー＆ペーストする必要がなくなるため、工数の削減や転記ミスの防止に大きく役立ちます。
また、発行されたURLは自動送信メールのタグとして差し込むことができるため、「URLを送り忘れてしまった」「どのURLがどの候補者用かわからない」といったトラブルも未然に防ぐことができます。面接官などの社内担当者にもスムーズに情報を共有できるため、採用活動全体の進行がより円滑になります。
このページでわかること
- Zoomアカウントの連携手順と、複数ユーザーで利用するための設定
- イベント作成時にZoom URLを自動発行し、メールで案内する流れ
- ミーティング開始時のルールや、よくある落とし穴への対処法
設定
まずは、かんりくんと貴社のZoomアカウントを連携させる初期設定を行います。 ここで重要なポイントは、1つのサブアカウントに対し、連携できるZoomアカウントは1つのみという点です。なお、連携できるZoomアカウントは「管理者権限」もしくはロール設定で適切な権限をお持ちのアカウントのみが対象です。
連携の流れ：
- Zoom側での準備：Zoomのオーナー権限を持つ方が、利用する担当者（面接官など）をZoom上でユーザー追加し、適切な権限（ロール）を設定します。
- かんりくん側での連携：かんりくんの設定画面から「Zoomと連携する」ボタンを押し、認証を行います。
- 待機室の設定：セキュリティのため、Zoom側で「待機室」を有効にしておくことをおすすめします。なお、この設定をしていない場合は、ZoomURLを発行した際に選択したユーザー以外の方はZoom会議を開始することができません。
この設定が正しく行われていないと、ユーザー管理画面が表示されなかったり、他の担当者がURLを発行できなかったりしますので、手順を確認しながら進めてください。
運用
設定が完了したら、実際に日々の業務でZoom URLを発行してみましょう。 基本的には、カレンダーで説明会や面接の予定を登録する流れで設定が完了します。
URL発行から案内までの流れ：
- イベント作成：カレンダーで予定を登録する際、「Zoomミーティングを作る」にチェックを入れます。
- ユーザー選択：プルダウンから、その面接を担当する（ホストになる）Zoomユーザーを選択します。
- メール送信：候補者への案内メールに「Zoom参加用URL」のタグを挿入して送信します。
担当者が面接を開始するとき： 担当者は、発行された「開始用URL」からZoomを起動します。システム上、最初にそのURLから入室した人が「ホスト（主催者）」となります。他の担当者が同席する場合は、「ミーティングに出席者として参加」のリンクを使用するか、ホストが入室した後に参加用URLから入室してください。
注意点
便利に使えるZoom連携ですが、Zoom側の仕様や制限により、いくつか気をつけていただきたいポイントがあります。トラブルを避けるために、以下の点を事前にチーム内で共有しておくと安心です。
主な注意点と仕様：
- 発行数の上限：1ユーザーあたり、1日に作成・編集できるミーティングは100回までです（毎日午前9時にリセット）。
- 開始時のログイン：URLを発行してから2時間以内であればログインなしで開始できますが、それ以降は発行時に選択したユーザーでのZoomログインが必要になります。
- ホスト権限：開始用URLは「1人目専用」です。2人目以降が同じ開始用URLをクリックするとエラーになる場合があるため、同席者は参加者用URLなどをご利用ください。
- 無料アカウント：イベント作成時に「Zoomユーザー」を選択することはできません。
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開始できない：「開始できない」「ログインを求められる」といった状況になった場合は、発行からの経過時間やログイン中のアカウントを確認をお願いします。