新年度への移行・データ引き継ぎ機能の概要

機能の概要

採用活動が新しい年度に移る際、かんりくんではこれまでの設定やデータを活用して、スムーズに新年度の環境を準備することができます。採用フローやメールテンプレートなどの基本的な設定データは、専用の移行機能を使ってかんたんに引き継ぐことが可能です。これにより、毎年ゼロから設定し直す手間を省き、スムーズに新しい期をスタートできます。また、前年度から継続してアプローチしたい候補者（学生）がいる場合は、データをエクスポートして新年度へ移すことも可能です。

このページでわかること

新年度アカウントの開設と、設定データの自動移行手順
紹介会社との再連携手順と、連携解除時の重要な注意点
学生データの移行手順（Excelを用いたエクスポート・インポート）

設定

まずは新年度環境の準備を行います。全体の流れとして、「アカウント開設」→「基本設定の移行」→「個別設定（オートメーション・紹介会社など）」の順に進めます。

1. 移行作業の全体像と必須設定

最初に、新年度移行に必要な作業リスト（ToDo）を確認しましょう。以下の記事では、オートメーションの引き継ぎ、紹介会社との再連携、LINEリッチメニューの作成、メール送信元の変更など、移行時に行うべき設定が網羅されています。このリストに沿って作業を進めることで、抜け漏れを防げます。

新年度の設定

2. アカウント開設とデータ移行

全体像を把握したら、実際に環境を用意します。まず、現在の管理画面から「担当サービス（年度）」を追加して新年度アカウントを開設します。（※新年度の開設に追加料金は発生いたしません。）次に、新年度で「年度間データ移行」機能を使います。これにより、採用フロー、メールテンプレート、フリーアンケート などの主要な設定を一括で前年度からコピーできます。

運用

ベースとなる設定が終わったら、運用開始に向けて外部連携や学生データを整えます。

1. 紹介会社との再連携

紹介会社との連携状態は年度ごとに管理されているため、新年度でも連携したい場合は、「紹介会社連携」から該当企業のステータスを「連携」に変更してください。これにより、紹介会社側に新年度のログインURLが通知されます。

前年度のかんりくんで連携していた紹介会社に新年度も連携したいのですが、方法を教えてください

2. 学生データの移行

前年度に登録されていた学生・候補者の情報は、自動では移行されません。継続して対応したい候補者がいる場合は、以下の手順で手動移行を行います。

旧年度のかんりくんで、移行したい学生データをExcelでダウンロードします。
新年度のかんりくんで、「かんりくんフォーマット」のExcelファイルをダウンロードします。
旧年度のデータを、新年度のフォーマットに列ごとに項目をコピー＆ペーストして貼り付けます。
作成したファイルを新年度のかんりくんにアップロードして登録します。

新卒かんりくんの前年度にいる学生を新年度に移行できますか？

注意点

新年度移行にあたって、特にトラブルになりやすい仕様上の制限についてまとめます。

■紹介会社連携の解除に関する注意（重要）

紹介会社との連携設定は、システム内部では全年度共通の情報として連動しています。たとえば、ある年度で紹介会社との連携を「解除」すると、他の年度（過去年度など）でも連携が解除される仕様になっています。新年度の整理をする際に、誤って必要な過去年度の連携まで解除してしまわないよう、操作には十分ご注意ください。

■データ移行の方向と上書き

「年度間データ移行」の機能は、「過去の年度から新年度へ」のみ可能です。新年度から過去年度へ移行することはできません。また、移行を実行すると一部項目のデータは上書きされます。特に通知設定などは移行元の内容で上書きされる場合があるため、移行後に意図しない設定になっていないかご確認ください。