学生・候補者管理機能の概要
応募者の情報を一元管理し、選考の進捗や履歴をスムーズに可視化・共有するための機能です。
機能の概要
学生・候補者管理機能は、かんりくんの中心となるデータベース機能です。応募者の基本情報、履歴書などの資料、選考の進捗状況、過去のやりとり（メールや評価）を「一人ひとりのカルテ」のように一元管理できます。
この機能を使うことで、以下のようなメリットがあります。
- 情報の散逸防止: エクセルや紙、メールボックスに散らばっていた情報を1か所に集約し、チーム全体で最新状況を共有できます。
- 工数の削減: 対象者を条件で絞り込み、メールの一括送信や選考ステップの一括移動を行うことで、事務作業時間を大幅に短縮できます。
- 選考漏れの防止: 「対応が必要な候補者」が自動で可視化されるため、連絡漏れや対応遅れを防げます。
Excelでの管理に限界を感じている方や、複数名の担当者で採用活動を行うチームに最適な機能です。
このページでわかること
- 学生・候補者情報の検索や一覧画面の見方
- 情報の登録・編集（個別およびExcelを使った一括編集）
- 選考ステータスの変更や資料（履歴書等）の管理方法
詳細解説
設定
まずは、自社の運用に合わせて、管理する情報の項目や分類ルールを整えましょう。
1. エントリー経路の整理
学生・候補者が「どこから応募してきたか（リクナビ、マイナビ、紹介会社、HPなど）」を記録する「エントリー経路」は、採用分析の要となる重要な項目です。 初期設定として、自社が利用するすべての流入経路を登録しておきましょう。正しく設定することで、後から「どの媒体からの応募者が内定につながりやすいか」などを分析できるようになります。
2. フラグと追加項目の設定
学生・候補者を管理しやすくするために、独自の「目印」を作成できます。
- 学生・候補者フラグ: 「インターン参加者」「要注意」など、アイコンとして表示させる目印です。検索時の絞り込みにも活用できます。
- 学生・候補者情報追加項目: デフォルトの項目（氏名や大学名など）以外に、自社独自の管理項目（例：SPIの得点、配属希望地など）を追加できます。
- 学生・候補者をフラグ管理する
- 学生・候補者の情報に項目を追加する
3. 帳票（レジュメ）のレイアウト設定
面接官に渡す資料として、学生・候補者の情報をA4サイズ等のPDFにまとめる「学生・候補者情報シート」機能があります。どの情報をシートに載せるかを事前に設定しておくと、ワンクリックで面接資料が作成できます。
運用
日々の業務では、対象者を検索し、状況を確認して、然るべきアクション（連絡やステータス変更）を行うのが基本の流れです。
1. 学生・候補者を探す（検索・一覧表示）
日々の業務は、対応が必要な学生・候補者を探すことから始まります。「選考中」の人だけを表示したり、詳細な条件（大学名、住所、特定のフラグなど）で絞り込んだりすることが可能です。 よく使う検索条件は保存しておくと便利です。
2. 個別の状況を確認する（個人ページ）
特定の学生・候補者の氏名をクリックすると、その人の詳細情報（個人ページ）が開きます。 ここでは、基本情報の閲覧・編集だけでなく、履歴書などの資料確認、過去のメール履歴、面接の評価などを時系列で確認できます。
3. 情報を更新する・アクションを起こす
選考が進んだら、ステータス（選考段階）を移動させたり、次の案内メールを送ったりします。 これらは1人ずつ行うこともできますが、対象者が多い場合は一覧画面からチェックボックスを使って一括操作を行うのが効率的です。
4. Excelを使ったデータの一括編集・出力
数百人のデータを一度に更新したい場合や、別のシステムからデータを取り込みたい場合は、Excelを使った一括編集が便利です。 また、社内報告用にデータをリスト化したい場合は、必要な項目を選んでExcel形式でダウンロードすることもできます。
注意点
運用中に疑問に感じやすいポイントや、データの整合性を保つための注意点をまとめました。
1. 「要対応」マークの仕様
学生・候補者一覧に赤い「要対応」などのラベルが表示されることがあります。これは、学生・候補者からのメッセージ受信や、何かしらのアクションが必要な状態をシステムが検知した際に自動で付与されます。 対応が完了したら、こちらからメールを返信するか、手動で対応済みに変更することでマークを消すことができます。
2. アラート表示の意味
管理画面の上部に「長期間未対応の学生・候補者がいます」などのアラートが表示されることがあります。これは選考の停滞やメール送信エラーを防ぐための機能です。アラートの内容を確認し、適切な処理を行ってください。
3. Excel編集時のデータ形式
Excelを使って一括編集を行う際、日付の形式（yyyy/mm/dd）が間違っていると正しく取り込まれないことがあります。特に「エントリー日」などがエラーになるケースが多いため、フォーマットにはご注意ください。