候補者データ管理：検索・一括ダウンロード・削除の手順

このページでは、候補者情報および選考データを効率的に検索・閲覧・管理するための実務的な手順と注意点を説明します。検索設定、進捗の数値確認、ファイルや評価データの一括操作、データ削除・保管方針、パフォーマンス最適化に関する具体的な操作方法をまとめています。

検索と表示の基本設定（候補者管理画面）

「検索条件設定」＞「選考状態で検索」から検索対象を指定できます。
- 例：選考状態を「全候補者」にすることで、採用決定・不合格・選考辞退も含めた全員を対象に検索できます。
「検索条件設定」内の項目で「採用パターンの人数」を「検索結果」に変更すると、採用パターンごとの人数を検索結果に反映できます。
表示件数は調整可能で、パフォーマンスの観点から50件に制限するなど表示件数を減らして運用することが推奨されています（必要に応じて20件、10件へさらに減らす検討も可）。
表示モードは「簡易表示（リッチ表示を避ける）」を利用することで表示負荷を軽減できます。

進捗管理の数値と検索結果を一致させる手順

進捗管理画面の「現在の選考ステップ別候補者数」と候補者管理の検索結果を一致させるための設定手順：

候補者管理画面左の「検索条件設定」＞「選考状態で検索」で「全候補者」を選択する。
「検索条件設定」＞「採用決定者を除く」のチェックを外す（採用決定者を除外しない設定にする）。
「採用パターンの人数」を「検索結果」に変更する。

これにより、進捗管理画面の表示と候補者管理の検索結果の人数が一致することを確認できます。

ファイルの一括ダウンロード（履歴書等）

一括ダウンロードの一般的な手順：

「学生・候補者管理」画面で対象候補者を検索する。
一括操作の対象を選択する方法：
- 個別選択：候補者のチェックボックスを選択して［選択した学生・候補者に一括操作］をクリック
- 検索結果全員：［現在の検索条件の○○名に一括操作］をクリック
一括操作メニューから資料ダウンロードの画面へ進む。
ダウンロードしたい内容を選択して実行する。

ダウンロードの種類：

「全て」：資料管理に格納されている全てのデータファイルをダウンロードできます。
「学生・候補者情報シート」：PDF形式の情報シートをダウンロードできます（出力項目はテンプレート設定に従う）。

※「全て」と「学生・候補者情報シート」ではダウンロードされる内容が異なるため、目的に合わせて選択してください。

評価データの一括ダウンロード

評価内容をまとめてダウンロードする手順（例）：

「候補者管理」で該当の候補者（例：内定者）を検索し、検索した人数が把握人数と一致しているか確認する。
- 検索例：左側「選考状態で検索」から「採用決定」を選択、または上部の「採用パターン」から該当選考段階の人数をクリック。
左側「候補者データDL」にて出力項目を選択する（例：姓名、選考パターン、評価の出力（DL専用）：有）。
「ダウンロードデータ」を作成する。
「候補者データDL」に「DL可能」の表示が出たらダウンロードする。

参考：評価内容を含めてCSV等で出力できる操作フローを利用します。

評価項目（評価設問）の変更に関する注意点

「評価項目」の設定変更・削除や、採用フロー設計でのチェック解除は、過去に蓄積された評価データに影響を与える可能性があります。
- 既存の評価タイプを修正・削除すると、既存の評価データに影響が出る恐れがあります。
- 採用フロー設計で不要項目のチェックを外すと、その項目に紐づいていた過去の評価内容が消失する恐れがあります。
過去の評価データを保護するため、評価項目の変更を行う際は慎重に検討し、必要に応じてエクスポート（バックアップ）を行ったうえで対応してください。

データ削除・保持に関する運用例と手順

運用で実施される現実的な改善策として、一定期間以前の候補者情報をエクスポート（DL）した後に一斉削除する方法があります。
削除対象の絞り込み例：
- エントリー期間（例：2023年以前）で絞り込む。
- 不合格者・辞退者を削除対象とし、採用決定者は保持する等、企業ごとの運用方針で選択する。
保持すべき候補者の例：
- アクティブ候補者は残す。
- 場合によっては最終面接まで進んだ辞退者を選択的に保持する場合もある。
ゼロリセット（新規アカウントで環境を再構築）という選択肢もあるが、初期設定を再度行う必要があり、データ移行機能がない点に注意が必要です。
入社済み社員の添付ファイルなど重要なファイルは、個別にダウンロードして保管することが推奨されます。

パフォーマンスに関するポイント

候補者データ数が増えると画面表示などが重くなる傾向があり、特に20,000〜30,000人を超えると負荷の分岐点となることが報告されています（目安）。
採用パターン（タブ）が多いほど負荷が増す傾向があります。
採用パターン内の選考フローが非常に複雑（ステップが多数）な場合は注意が必要ですが、通常の範囲では問題ない場合もあります。
パフォーマンス対策として既に行われている例：
- 簡易表示を利用する（リッチ表示を避ける）。
- 1ページあたりの表示件数を制限する（例：50件、必要に応じてさらに減らす）。

運用の推奨フロー（まとめ）

まず検索条件を適切に設定して必要な候補者を抽出する（選考状態・採用パターン等）。
データを確認後、必要なファイルや評価データを一括ダウンロードしてバックアップを取得する。
運用ポリシーに基づき、古い・非アクティブなデータをエクスポートしてから一斉削除する（採用決定者は保持する等のルールを明確に）。
パフォーマンスが気になる場合は、表示モードを簡易表示に切り替え、表示件数を減らして運用する。
評価項目の変更は過去データに影響を与えるため、変更前に必ずデータのエクスポートや社内確認を行う。

結論

検索設定と表示設定を適切に組み合わせることで、進捗管理の数値と候補者管理の検索結果を一致させられます。
添付ファイルや評価データは一括でダウンロードできるため、運用前にエクスポートしてバックアップを取ることが重要です。
大量データや複雑な採用フローがある場合は、表示モードと件数制限を活用してパフォーマンスを最適化してください。