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メール・LINE機能の概要

学生・候補者との連絡手段であるメールとLINEを一元管理し、到達率の向上と連絡業務の効率化を実現します。

機能の概要

かんりくんのメッセージ機能は、メールだけでなくLINE公式アカウントとも連携し、学生・候補者とのやり取りをシステム上で完結できる機能です。「メールを見てくれない学生にはLINEを送る」「正式な案内はメールで送る」といった使い分けを、一つの画面でスムーズに行えます。

メールとLINEの履歴はすべて候補者情報に自動で紐づくため、チーム内で「誰がどの手段で連絡したか」がひと目でわかります。また、テンプレート活用や一斉送信、予約送信などの機能はメール・LINE双方に対応しており、連絡業務の大幅な効率化と抜け漏れ防止を実現します。

このページでわかること

  • 送信元の設定や署名、メール・LINE共通のテンプレート準備
  • メールとLINEの使い分け（個別・一括送信のパターン）
  • メッセージの送受信履歴の確認と、エラーやトラブル時の対応

■詳細解説

設定

まずは、スムーズに連絡を行うための準備を整えましょう。送信元の設定や、メール・LINEそれぞれのテンプレート作成を行います。

送信元と署名の設定 メールの送信元アドレスや送信者名を設定します。LINEについては、別途LINE公式アカウントとの連携設定が必要となります。 署名はメール本文に自動挿入されないため、「タグ」として登録しておき、作成時に挿入します。LINEには署名は不要なケースが多いですが、必要に応じて使い分けましょう。

テンプレートの作成（メール・LINE） よく使う文面はテンプレートとして登録します。かんりくんでは「メール用」と「LINE用」それぞれのテンプレートを作成可能です。 テンプレート作成時も、候補者名などを自動挿入する「タグ」を活用できます。LINE用のテンプレートは、スマホで読みやすい短めの文章で作成するのがポイントです。

■運用

設定ができたら、実際にメッセージを送ってみましょう。相手や状況に合わせて、メールとLINEを柔軟に使い分ける運用フローを解説します。

メッセージを送信する（送信手段の選択）
メッセージの送信は「メーラー画面」から行います。この画面で、送信手段を以下のパターンから選択できます。

  1. LINEのみ、メールのみで送る: LINE連携済みの学生にはのみLINEで、LINE未連携の学生にはメールのみで送ります。
  2. LINEとメールで両方で送る: LINE連携済みの学生へ、LINEとメールの両方で送ります。LINE未連携の学生にはメールのみで送られます。
  3. メールのみで送る: LINE連携をしているかに関わらずメールのみで送ります。
  4. LINE連携している学生を除く: LINE未連携の学生にだけメールを送ります。

※LINEの通数が上限に達した場合、自動的にメールに切り替わって送信されます。
その場合の件名については、前回送信分の件名に影響されます。

  • [学生/候補者個人ページ]＞[緑の「LINE連携中」ボタン]から作成・送信

    • 前回送信したメッセージの件名が適用されます。

    • 前回送信したメッセージが件名のないLINEメッセージだった場合、「件名なし」で送信されます。

  • [メールBOX]＞[メール送受信]＞[LINEメッセージ作成]から作成・送信
    • メール送信は行われません。



一括送信の場合も、これらのパターンを選んで送信可能です。

便利な機能（予約送信・社内連絡）
夜間に作成したメッセージを翌朝に送りたい場合などは、「送信予約」が便利です。メールだけでなくLINEも予約送信が可能ですが、LINEの通数は「送信時」に消化される点にご注意ください。 また、社内の面接官への連絡には「担当者へメール」機能を使い、評価用URLなどを共有します。

受信の確認と管理
学生・候補者からの返信は「メールBOX」や「個人ページ」で確認できます。メールもLINEも時系列で並ぶため、やり取りの流れを追いやすくなっています。対応が完了したものは「対応不要」にチェックを入れるなどして、未対応のものだけを受信トレイに残す運用がおすすめです。

■注意点

メールとLINEでは、添付ファイルの容量やエラー時の挙動などの仕様が一部異なります。トラブルを防ぐために知っておきたいポイントをまとめました。

容量制限とファイルの種類
添付ファイルの容量上限は、メールとLINEで異なります。

届かない・エラーになる場合
メールの場合、キャリアメールやiCloud宛てに届かないケースがあります。LINEの場合は、相手がブロックしていると届きません。 また、LINE形式のテンプレートは「グループを移動させると正常に利用できなくなる」という仕様があるため、整理する際はご注意ください。送信予約をした場合、LINEの通数は予約時点ではなく送信時に消化されます。